Sekretaris adalah seorang profesional administratif yang membantu pimpinan atau organisasi dalam menjalankan tugas-tugas rutin dan administratif. Tugasnya meliputi pengelolaan agenda, surat-menyurat, pengarsipan, penerimaan tamu, dan lain-lain, serta berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dan pihak internal maupun eksternal.
Secara lebih rinci, sekretaris memiliki beberapa peran dan tanggung jawab utama:
- Membantu tugas-tugas administratif:Ini mencakup pengelolaan dokumen, surat-menyurat, penjadwalan, dan pengaturan pertemuan.
- Menjadi penghubung:Sekretaris menjadi jembatan komunikasi antara pimpinan dengan staf, klien, atau pihak lain yang berkepentingan.
- Mengelola informasi:Mereka bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengatur, dan mendistribusikan informasi yang relevan.
- Menyediakan dukungan operasional:Sekretaris membantu memastikan kelancaran operasional kantor, seperti mengatur perjalanan dinas atau mengelola inventaris kantor.
- Mewakili citra pimpinan/organisasi:Sekretaris sering menjadi kontak pertama bagi pihak luar, sehingga penampilan dan etika mereka mencerminkan citra pimpinan atau organisasi.
Keterampilan yang dibutuhkan seorang sekretaris meliputi:
- Keterampilan komunikasi: Baik lisan maupun tulisan.
- Keterampilan organisasi: Mampu mengatur waktu, tugas, dan informasi dengan baik.
- Keterampilan interpersonal: Mampu berinteraksi dengan berbagai macam orang.
- Keterampilan teknis: Penguasaan aplikasi perkantoran, seperti pengolah kata, pengolah angka, dan program presentasi.
- Keahlian bahasa asing: Tergantung pada kebutuhan organisasi, penguasaan bahasa asing bisa menjadi nilai tambah.
Pendidikan dan pengalaman yang relevan:
- Gelar D3 atau S1 di bidang kesekretariatan atau administrasi perkantoran.
- Pengalaman kerja di bidang yang relevan, meskipun ada juga posisi sekretaris yang terbuka untuk lulusan baru.
Jenjang karir:
Sekretaris Junior, Sekretaris Senior, Sekretaris Eksekutif, Manajer Administrasi.