Telepon merupakkan adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada tata cara nya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon.
Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :
- Pada saat telepon berbunyi, segera mengangkat gagang telepon, jangan biarkan penelepon menunggu lama.
- Sebutkan atau perkanalkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak tergesa-gesa.
- Bertanya dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi
- Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
- Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu.
- Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
- Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
