Tugas sebagai sekretaris harus mengetahui bahwa rapat merupakan suatu aktivitas yang rutin bahkan sering dilakukan oleh pimpinan Anda. Maka dari itu, kebutuhan dan keperluan sebelum rapat sudah harus Anda persiapkan agar pimpinan siap untuk melakukan rapat dengan baik. Berikut hal hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sebelum rapat dimulai :
1. Berdiskusi Dengan Pimpinan
Yang paling pertama Anda harus lakukan adalah berbincang dengan pimpinan mengenai rapat yang akan berlangsung besok misalnya. Anda harus mengetahui materi apa yang akan di bahas pada saat rapat. Memastikan bahwa agenda rapat berjalan dengan baik pula. Tawarkan juga bantuan apabila pimpinan Anda ingin dibuatkan materi rapat dalam bentuk powerpoint.
2. Mencari Ruangan Untuk Rapat Setelah mengetahui informasi dari pimpinan Anda mengenai ruangan untuk rapat, maka waktunya Anda untuk melakukan reservasi. Apabila pimpinan Anda melakukan rapat di kantor, pilihlah ruangan yang sesuai dengan kapasitas peserta rapat yang aman dan nyaman. Dan apabila peserta rapat yang hadir adalah para petinggi perusahaan atau klien yang sangat penting, maka pesanlah ruangan terbaik untuk rapat di luar kantor.
3. Menyiapkan Transportasi
Kendaraan penting untuk Anda siapkan baik untuk pimpinan Anda maupun peserta rapat yang akan hadir.
4. Memastikan Semua Peserta Hadir
Tugas Anda sebagai sekretaris selanjutnya adalah memastikan bahwa agenda rapat berjalan sesuai rencana apabila semua peserta rapat hadir. Untuk mengetahui bahwa peserta rapat siap untuk menghadiri rapat tersebut adalah pada saat H-1 Anda perlu mengirimkan email formal kepada para peserta rapat yang gunanya selain sebagai pengingat juga Anda bisa meminta konfirmasi apakah mereka bisa hadir atau tidak.
5. Menyiapkan Dokumen
Sebagai seorang sekretaris, sudah menjadi tugas Anda untuk menyiapkan dokumen yang dibutuhkan pimpinan untuk rapat. Memastikan materi sudah siap dalam bentuk powerpoint dan berbagai kebutuhan pimpinan lainnya.
6. Melakukan Pengecekan
Jangan biarkan rapat yang penting tersebut rusak karena satu dan lain hal yang sepele lupa dibawa atau tidak disiapkan. Pastikan semua sudah siap dan tidak ada yang terlupakan. Segeralah untuk melengkapi dan menyiapkannya agar tidak mengganggu berlangsungnya rapat.
Menjadi seorang sekretaris memanglah harus cekatan. Cekatan dalam hal apapun termasuk untuk menyiapkan rapat agar berjalan dengan baik. Begitupun dengan tugas tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris harus diperhatiakn dengan sebaik mungkin.
Untuk informasi lebih lanjut dan pendafatarn kampus IEFA Semarang bisa langsung menghubungi website kami 0857 25866077 dan kunjungi akun sosial media kami di :
Instagram : iefa_semarang
FAcebook : Iefa Semarang
Youtube : Iefa Semarang