Sekretaris adalah seorang profesional yang berperan dalam melaksanakan tugas administratif dan mendukung operasional perusahaan, seringkali bekerja sebagai asisten atau pendukung pimpinan. Mereka bertanggung jawab untuk berbagai tugas, termasuk mengelola dokumen, menjadwalkan pertemuan, berkomunikasi dengan berbagai pihak, dan membantu dalam perencanaan acara atau kegiatan kantor.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris:
- Administrasi:Mengatur dan memelihara dokumen, mengelola surat menyurat, membuat laporan, dan mengarsipkan data.
- Komunikasi:Berhubungan dengan pihak internal dan eksternal, menerima telepon, dan mengatur pertemuan.
- Manajemen Waktu:Mengatur jadwal pimpinan, mengatur pertemuan, dan memastikan semua kegiatan berjalan tepat waktu.
- Pengelolaan Informasi:Menyimpan rahasia perusahaan, mengelola informasi penting, dan menjaga kerahasiaan data.
- Dukungan Operasional:Membantu dalam berbagai tugas operasional kantor, seperti pengadaan perlengkapan kantor dan pengelolaan inventaris.
Keterampilan yang Dibutuhkan:
- Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi baik secara lisan maupun tulisan.
- Organisasi: Kemampuan mengatur dan mengelola berbagai tugas secara efisien.
- Keterampilan Teknis: Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor, seperti pengolah kata, spreadsheet, dan program lainnya.
- Manajemen Waktu: Kemampuan mengatur waktu dan prioritas tugas.
- Kerja Sama Tim: Kemampuan bekerja sama dengan baik dalam tim.
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant (PA):
Meskipun keduanya membantu pimpinan, perbedaan utama terletak pada fokus dan tanggung jawab. Sekretaris bertanggung jawab kepada perusahaan secara keseluruhan, sementara PA lebih berfokus pada tugas-tugas pribadi atau khusus untuk pimpinan.
Pentingnya Posisi Sekretaris:
Sekretaris memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional kantor dan mendukung efektivitas pimpinan. Mereka adalah jembatan komunikasi antara pimpinan, karyawan, dan pihak eksternal. Selain itu, sekretaris seringkali menjadi representasi citra perusahaan atau pimpinan.
