Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguh-nya dan sewaktu mengangkat telepon kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon.
Oleh karena itu untuk menghormati penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu ada tata cara menerima telepon di kantor.
Kali ini Sekola penerbangan IEFA Semarang akan membagikan artikel mengenai tata cara menerima telepon. YUk langsung saja simak artikel dibaah ini :
- Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama.
- Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
- Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
- Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi.
- Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah masih ada yang bisa dibantu.
- Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
- Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
- Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Untuk informasi lebih lengkap mengenai IEFA Semarang dapat menghubungi hotline 085725866077 dan jangan lupa kunjungi akun sosial media kami :
instagram : iefa_semarang
facebook : Iefa Semarang
Tiktok : @iefasemarang