Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam sebuah meeting atau rapat. Seperti seorang pembicara yang pastinya bertanggung jawab untuk mempersiapkan materi, memahami dan juga mendalami materi tersebut serta mengatur strategi untuk menyampaikannya dengan jelas dan lengkap kepada para peserta rapat atau sama halnya dengan notulen yang harus mencatat setiap pembahasan dalam meeting, sekertaris juga memiliki tugasnya sendiri dalam setiap meeting.
Untuk Anda yang baru menjabat sebagai sekertaris, ini dia beberapa tugas dan hal yang harus Anda lakukan dalam meeting.
Kali ini Sekolah Penerbangan IEFA Semarang akan membagikan artikel mengenai tugas seoarang sekretaris dalam sebuah rapat. Mau tahu tanggung jawab nya? Yuk langsung saja simak artikel dibawah ini .
SEBELUM RAPAT
1. Konsultasikan dengan pimpinan Rapat
Untuk memastikan bahwa semua agenda rapat berjalan dengan baik, pastikan Anda sudah berkonsultasi terlebih dahulu dengan pemimpin rapat mengenai berbagai hal yang ingin dibahas dalam meeting kali itu. Pastikan agenda dan materi yang ditetapkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan juga objektif rapat tersebut.
2. Menyiapkan tempat untuk rapat
Salah satu tugas sekertaris dalam mempersiapkan rapat adalah mencari ruangan rapat yang akan digunakan. Anda bisa mengadakan rapat di ruang meeting di kantor atau bisa juga mengadakannya dengan menyewa ruangan di gedung perkantoran atau bahkan di ruangan hotel.
3. Menyiapkan akomomdasi
Jika Anda mengundang pihak luar kantor untuk ikut dalam rapat tersebut, pastikan Anda telah menyiapkan akomodasi pihak tersebut untuk ke dan dari venue tersebut, terlebih lagi jika pihak tersebut merupakan pihak yang berpengaruh atau pihak penting di suatu perusahaan.
4. Memastikan bahwa peserta rapat tidak berhalangan hadir
Rapat yang berjalan dengan baik pastilah rapat yang berjalan sesuai dengan rencana dan juga agenda yang telah dipersiapkan dengan matang. Oleh karena itu, merupakan tugas Anda untuk memastikan bahwa semua pembicara, presenter atau bahkan pihak penting yang memegang peranan penting dalam rapat tersebut tidak berhalangan hadir sehingga rapat tetap berjalan sesuai dengan rencana
5. Menyiapkan berkas yang diperlukan
Mengumpulkan beragam materi dari beberapa pembicara dan juga menyiapkan kopi dari berkas atau materi tersebut merupakan tugas sang sekertaris yang harus dilakukan sebelum mengadakan rapat.
SAAT RAPAT
1. Datang Tepat Waktu
2. Mencatata Hasil meeting
3. Memastikan sebuah pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan
SETELAH RAPAT
1. Menyiapkan draft kesimpulan
2. Follow Up keputusan dari setiap pihak yang relevan
Untuk informasi lebih lengkap mengenai IEFA Semarang dapat menghubungi hotline 085725866077 dan jangan lupa kunjungi akun sosial media kami di :
Instagram : iefa_Semarang
facebook : Iefa Semarang
Tiktok : @iefasemarang